Objectif, public, promesse, déroulé, expérience. Un événement se conçoit comme un parcours vécu par une personne, minute par minute, de l’arrivée au départ.
En un mot. Construire l’événement du point de vue de celui qui y participera.
Définition
La conception événementielle définit l’objectif, le public, la promesse faite à l’invité, le déroulé minuté et l’expérience vécue à chaque étape : information préalable, accès, accueil, contenu, interactions, restauration, départ, suivi.
Pourquoi c’est important
Un événement n’est pas un programme, c’est une expérience. Les participants retiennent l’accueil, les rencontres et un moment fort, rarement le contenu des interventions.
Méthode, étape par étape
Écrire la promesse : que gagne un participant à venir ?
Construire le déroulé minuté, de l’arrivée au départ.
Prévoir un temps de rencontre supérieur au temps d’écoute passive.
Identifier le moment fort : celui dont on parlera.
Réduire les temps morts, surtout à l’arrivée.
Prévoir la circulation : où l’on entre, où l’on attend, où l’on repart.
Prévoir le pire : retard d’un intervenant, panne, sur-fréquentation.
Décider ce que chacun emporte en partant.
Un cas concret
Un déroulé écrit minute par minute : 8 h 30 accueil café, 9 h 00 ouverture (10 min), 9 h 10 démonstration en direct (20 min), 9 h 30 échanges en petits groupes (40 min), 10 h 10 restitution, 10 h 30 fin. Plus d’échange que d’écoute.
Les erreurs à éviter
Un programme composé uniquement de prises de parole.
Un accueil désorganisé : la première impression est la plus durable.
Aucun moment fort identifiable.
Des interventions qui débordent, et un événement qui se termine dans la précipitation.
Les bons réflexes
Plus de temps d’échange que de temps d’écoute.
Un déroulé minuté, tenu par une personne responsable du temps.