En un mot. Comment demander officiellement un document à une administration.
Définition
La demande d’accès à un document administratif s’adresse par écrit à l’autorité qui le détient, en désignant précisément le document recherché. Les législations nationales prévoient des délais de réponse, des motifs de refus limitativement énumérés et des voies de recours.
Pourquoi c’est important
Beaucoup de journalistes ne demandent pas, supposant un refus. Or l’administration communique souvent, et un refus écrit, motivé, constitue une information publiable en soi.
Méthode, étape par étape
Identifier précisément le document : intitulé, date, référence, service détenteur.
Adresser la demande par écrit, avec preuve d’envoi.
Désigner le document précisément : une demande vague se rejette facilement.
Rappeler le fondement juridique de la demande.
Noter la date d’envoi et le délai légal de réponse.
Relancer par écrit à l’expiration du délai.
Demander la motivation écrite de tout refus.
Exercer les recours prévus, ou publier le refus et sa motivation.
Un cas concret
« Je sollicite la communication du procès-verbal de la séance du conseil municipal du 14 mars 2026, ainsi que la convocation et l’ordre du jour correspondants. » Précis, référencé, difficile à rejeter pour imprécision.
Les erreurs à éviter
Ne pas demander en supposant un refus.
Une demande vague : « tous les documents relatifs à ce dossier ».
Aucune preuve d’envoi ni de date.
Accepter un refus oral sans demander la motivation écrite.
Les bons réflexes
Toujours par écrit, avec preuve et date.
Désigner le document, pas le sujet.
Un refus motivé est publiable : le demander systématiquement.