Un événement se remplit trois semaines avant, pas la veille. Invitation claire, relance personnalisée, confirmation, rappel : quatre contacts, pas un seul.
En un mot. Comment faire venir les gens : invitation, rappels et confirmations.
Définition
Le remplissage d’un événement suit une séquence : annonce (J-30 à J-21), invitation nominative (J-21 à J-14), relance ciblée (J-10), confirmation d’inscription, rappel (J-2), et gestion du désistement. Le taux de présence dépend davantage de la qualité de la relance que de celle de l’invitation.
Pourquoi c’est important
Une invitation unique produit un taux de présence faible. La différence entre une salle pleine et une salle vide tient presque toujours à la relance personnalisée, effectuée par une personne identifiée.
Méthode, étape par étape
Constituer la liste nominative, segmentée par priorité.
Annoncer la date tôt, même sans programme définitif.
Invitation : qui invite, à quoi, quand, où, ce que le participant y gagne, comment répondre.
Relancer par téléphone les invités prioritaires : c’est ce qui remplit.
Confirmer chaque inscription immédiatement.
Rappeler l’avant-veille avec le plan d’accès.
Anticiper 10 à 20 % de désistement sur les événements gratuits.
Noter les présents et les absents : c’est la base du prochain événement.
Un cas concret
Une relance téléphonique de deux minutes par la personne qui accueillera l’invité multiplie le taux de présence par rapport à une relance automatique par courriel. C’est du temps, pas du budget.
Les erreurs à éviter
Une invitation envoyée une seule fois.
Une invitation qui décrit le programme sans dire ce que le participant y gagne.
Aucune confirmation d’inscription.
Ne pas anticiper les désistements et surdimensionner la salle.
Les bons réflexes
La relance téléphonique personnalisée est le meilleur investissement.
Toujours confirmer une inscription dans l’heure.
Tenir la liste des présents : elle vaut plus que l’événement lui-même.