Lancement, inauguration, conférence, salon, remise de prix, journée portes ouvertes, séminaire interne, roadshow. Chaque format répond à un objectif différent.
En un mot. Les différentes sortes d’événements et à quoi sert chacun.
Définition
On distingue les événements externes de notoriété (lancement, inauguration, portes ouvertes), les événements de relation (conférence, petit-déjeuner, dîner, salon), les événements de reconnaissance (remise de prix, cérémonie), les événements internes (séminaire, convention, journée d’équipe) et les formats itinérants (roadshow, caravane).
Pourquoi c’est important
Le format détermine tout : le budget, la logistique, le public atteignable et le résultat mesurable. Choisir un format pour son prestige plutôt que pour son objectif est l’erreur la plus coûteuse de l’événementiel.
Comment ça marche
Trois questions décident du format : veut-on toucher beaucoup de monde superficiellement, ou peu de monde en profondeur ? Veut-on informer, ou faire se rencontrer ? Veut-on un effet immédiat, ou construire une relation ?
Méthode, étape par étape
Formuler l’objectif en une phrase mesurable.
Déterminer le public prioritaire et sa taille réaliste.
Choisir le format qui sert cet objectif, pas celui qui impressionne.
Vérifier le coût par participant utile.
Vérifier la disponibilité du public à la date envisagée.
Prévoir dès le départ ce qui restera après l’événement.
Un cas concret
Pour convaincre trente directeurs d’établissement, un petit-déjeuner de travail avec quinze présents produit davantage qu’une conférence de trois cents personnes : la relation prime sur le volume.
Les erreurs à éviter
Choisir un format prestigieux sans rapport avec l’objectif.
Surdimensionner : une salle à moitié vide se voit et se raconte.
Programmer sans vérifier le calendrier réel du public.
Ne rien prévoir de ce qui restera après.
Les bons réflexes
Mieux vaut une salle pleine de 40 personnes qu’une salle vide de 200.
L’objectif détermine le format, jamais l’inverse.
Prévoir dès la conception ce qui subsistera : contenu, contacts, images.