Un prénom, un nom, une fonction, un courriel direct et un téléphone qui décroche. Sans contact joignable, le communiqué le mieux écrit ne devient pas un article.
En un mot. Les coordonnées de la personne que le journaliste peut appeler tout de suite pour en savoir plus.
Définition
Le bloc contact identifie nommément la personne habilitée à répondre à la presse sur le sujet du communiqué, avec une voie de contact directe et une disponibilité effective sur la fenêtre de traitement médiatique de l’information.
Pourquoi c’est important
L’information circule en quelques heures. Un journaliste qui ne joint personne écrit sans vous, ou n’écrit pas. La joignabilité est un élément de la qualité du communiqué, au même titre que le titre.
Comment ça marche
On indique une personne physique, jamais une boîte générique. Le numéro donné doit être un mobile qui sonne, y compris en dehors des heures de bureau le jour de l’envoi. Si plusieurs sujets cohabitent, on indique un contact par sujet.
Méthode, étape par étape
Désigner la personne référente avant l’envoi, pas après.
Vérifier sa disponibilité sur les 48 heures suivant la diffusion.
Préparer avec elle les réponses aux questions difficiles.
Consigner chaque appel reçu : rédaction, journaliste, question, suite donnée.
Un cas concret
« Contact presse. Aïssatou Diallo, responsable communication, a.diallo@ambasociety.com, +224 6XX XX XX XX (disponible du 3 au 5 septembre, 8 h - 20 h). »
Les erreurs à éviter
Une adresse contact@ ou info@ relevée une fois par jour.
Un standard fermé le jour de l’envoi.
Une personne en déplacement sans relais désigné.
Un contact qui n’a pas été briefé sur le dossier.
Les bons réflexes
Toujours un binôme : un titulaire, un suppléant.
Répondre en moins d’une heure le jour de la diffusion.
Si l’on ne peut pas répondre tout de suite, le dire et donner une heure précise.
Ne jamais laisser une question sans réponse : « je ne peux pas commenter » est une réponse, le silence n’en est pas une.
Cette carte comporte 1 question de contrôle, dans la version interactive.