En un mot. L’envoi du communiqué : choisir les bons journalistes, le bon moment et la bonne forme de message.
Définition
La diffusion consiste à adresser le communiqué à une liste qualifiée de journalistes et de rédactions dont la ligne éditoriale et la rubrique correspondent au sujet, selon un calendrier tenant compte des conférences de rédaction, des bouclages et de l’actualité concurrente.
Pourquoi c’est important
Le taux de reprise dépend davantage du ciblage que de la qualité rédactionnelle. Un excellent communiqué envoyé au mauvais service ne produit rien ; un communiqué correct envoyé à la bonne personne au bon moment produit un article.
Comment ça marche
On construit un fichier presse nominatif, tenu à jour, segmenté par rubrique et par média. L’envoi se fait en copie cachée ou en individuel, avec le texte intégral dans le corps du courriel. L’objet du courriel reprend le titre du communiqué. Les visuels sont proposés par lien, pas en pièce jointe lourde.
Méthode, étape par étape
Segmenter la liste : nationale, régionale, spécialisée, audiovisuelle, en ligne.
Vérifier que chaque destinataire a déjà traité un sujet proche.
Choisir le créneau : de préférence 8 h - 10 h, hors jours d’actualité saturée.
Rédiger un objet de courriel identique au titre, sans « URGENT » ni majuscules.
Coller le texte intégral dans le corps du message.
Joindre un lien de téléchargement pour les visuels et le dossier complet.
Assurer le suivi : relance téléphonique unique, avec un angle personnalisé.
Consigner les retombées et mettre à jour le fichier.
Un cas concret
Pour l’ouverture d’un centre de formation à Conakry : 12 journalistes éducation et société de la presse nationale, 8 correspondants régionaux, 6 médias en ligne spécialisés en technologie, 4 radios. Total : 30 destinataires nominatifs, trois relances ciblées le lendemain.
Les erreurs à éviter
L’envoi de masse à un fichier acheté : taux de reprise nul, réputation abîmée.
Le communiqué envoyé uniquement en pièce jointe PDF.
L’envoi un vendredi à 18 h ou la veille d’un jour férié.
La relance « avez-vous bien reçu mon communiqué ? ».
Oublier d’envoyer aussi aux médias qui vous ont déjà cité.
Les bons réflexes
Un fichier presse nominatif, révisé tous les trimestres.
Prévenir en amont les journalistes avec qui l’on a une relation suivie : c’est ce qui fait la différence.
Proposer l’exclusivité ou l’embargo quand l’information le justifie, et respecter scrupuleusement l’engagement.
Mesurer : nombre d’envois, ouvertures, reprises, tonalité.
Cette carte comporte 2 questions de contrôle, dans la version interactive.