Rassembler physiquement un public autour d’un message : lancement, inauguration, forum, remise de prix. Le seul média où l’organisation contrôle le lieu, le temps et l’expérience.
En un mot. Rassembler physiquement des gens autour d’un message : lancement, inauguration, forum, remise de prix.
Définition
L’événement est le seul dispositif de communication dont l’organisation maîtrise simultanément le lieu, le temps, le contenu et l’expérience vécue. Il produit de la relation directe, des contenus réutilisables et des retombées médiatiques, au prix d’un investissement logistique et humain important.
Pourquoi c’est important
Une rencontre physique crée un lien qu’aucun support ne reproduit : on se souvient d’une conversation, rarement d’une brochure. C’est aussi le format le plus coûteux et le plus risqué, parce qu’il ne se rattrape pas.
Comment ça marche
Un événement se juge à trois choses : qui est venu, ce qui s’y est passé, et ce qu’il en reste. Les trois se préparent : la troisième surtout, qui est presque toujours négligée.
Méthode, étape par étape
Fixer un objectif mesurable avant de choisir un format.
Choisir le format qui sert cet objectif, pas celui qui impressionne.
Construire un déroulé minuté, du point de vue du participant.
Traiter la logistique et prévoir un plan B par point critique.
Habiller l’espace pour qu’il produise des images identifiables.
Prévoir dès la conception ce qui restera : contacts, contenus, images.
Assurer le suivi dans les 48 heures.
Un cas concret
Une inauguration de quarante personnes avec un déroulé tenu, des échanges organisés et un suivi à 48 heures produit davantage qu’un forum de trois cents personnes sans relance : l’événement ne vaut que par ce qu’il déclenche après.
Les erreurs à éviter
Choisir le format avant l’objectif.
Surdimensionner la salle : le vide se voit et se raconte.
Un programme composé uniquement de prises de parole.
Aucun suivi après : l’investissement est perdu.
Les bons réflexes
Plus de temps d’échange que de temps d’écoute.
Une salle pleine de 40 personnes vaut mieux qu’une salle vide de 200.
Tout part dans les 48 heures : remerciements, contenus, relances.