Petit-déjeuner, visite de site, journée portes ouvertes, déjeuner de travail. Peu de monde, beaucoup de relation : le format le plus rentable des relations publiques.
En un mot. Les rencontres en petit comité organisées pour créer du lien avec des interlocuteurs importants.
Définition
Les événements relationnels privilégient la profondeur d’échange sur le volume : petit-déjeuner thématique, visite de site, déjeuner de travail, journée portes ouvertes, comité de partenaires. Ils visent la connaissance mutuelle et la construction de confiance plutôt que la diffusion d’un message.
Pourquoi c’est important
Une relation ne se construit pas en salle plénière. Quinze personnes autour d’une table produisent plus d’effet durable que trois cents dans un amphithéâtre : pour un coût très inférieur.
Méthode, étape par étape
Choisir un petit nombre d’invités : dix à vingt personnes.
Choisir un sujet qui intéresse les invités, pas l’organisation.
Inviter nominativement, avec un mot personnel et le nom des autres participants.
Prévoir un format où chacun parle : tour de table, atelier, visite guidée.
Faire parler l’organisation le moins possible.
Prévoir un temps informel : c’est là que la relation se construit.
Noter ce que chacun a dit et en tenir compte ensuite.
Recontacter individuellement dans la semaine.
Un cas concret
Une visite de site pour douze directeurs d’établissement, avec une heure de visite et une heure d’échange libre, produit plus de partenariats qu’une conférence de deux cents personnes, et coûte le prix du café.
Les erreurs à éviter
Transformer la rencontre en présentation institutionnelle.
Inviter trop de monde : la relation disparaît.
Ne pas prévoir de temps informel.
Ne jamais recontacter les participants.
Les bons réflexes
Moins d’invités, plus de temps de parole pour eux.