Le seul moment de l’année où les propriétaires posent des questions en public et où la direction doit répondre. Tout s’y prépare des semaines avant, y compris les questions qu’on redoute.
En un mot. La réunion annuelle où les associés ou actionnaires votent et interrogent la direction.
Définition
L’assemblée générale réunit les détenteurs du capital pour approuver les comptes, se prononcer sur les résolutions et interroger les dirigeants. Sa préparation relève conjointement de la direction financière, du secrétariat juridique et de la communication, et son déroulé est encadré par des règles de convocation et de vote.
Pourquoi c’est important
C’est un exercice à haut risque et à faible tolérance à l’improvisation. Une réponse maladroite y est prononcée devant des actionnaires, souvent des journalistes, et parfois des militants venus pour obtenir précisément cette réponse.
Comment ça marche
La préparation utile ne porte pas sur le discours mais sur les questions. Recenser à l’avance les vingt questions les plus embarrassantes, écrire les réponses, les faire valider et les faire répéter aux dirigeants est ce qui distingue une assemblée tenue d’une assemblée subie.
Méthode, étape par étape
Vérifier les délais et formes de convocation applicables : ils sont impératifs.
Aligner les documents : rapport, communiqué, présentation et discours disent la même chose.
Recenser les vingt questions les plus difficiles et écrire les réponses.
Faire répéter les dirigeants sur les réponses, pas sur le discours.
Anticiper la présence de militants ou d’actionnaires contestataires.
Préparer une réponse à « je ne sais pas » : elle vaut mieux qu’une approximation.
Prévoir la diffusion en direct, devenue attendue, et ses conséquences.
Publier après coup les réponses données, y compris aux questions gênantes.
Un cas concret
Les questions qui blessent sont presque toujours connues d’avance : elles circulent depuis des mois dans la presse ou en interne. Une direction surprise en assemblée générale n’a pas été mal interrogée, elle a mal préparé.
Les erreurs à éviter
Préparer le discours et négliger les questions.
Laisser un écart entre le rapport et ce qui est dit à l’oral.
Improviser une réponse chiffrée.
Ne pas publier les échanges après la séance.
Les bons réflexes
Préparer les questions, pas le discours.
Aligner tous les documents avant la séance.
« Je ne sais pas, je reviens vers vous » vaut mieux qu’une approximation.