Un projet dont les fichiers sources ont disparu doit être refait entièrement pour changer une date. C’est le coût caché le plus courant du métier.
En un mot. Ce qu’on conserve d’un projet terminé pour que le suivant n’ait pas à tout recommencer.
Constitution organisée de la mémoire d’un projet : fichiers sources modifiables, éléments contractuels, autorisations de droits, contacts, décisions prises et bilan, conservés à un emplacement partagé et identifiable.
Le coût d’un projet ne s’arrête pas à sa livraison. Une brochure dont le fichier source est perdu doit être entièrement recomposée pour corriger un numéro de téléphone. Une photographie dont l’autorisation n’a pas été conservée devient inutilisable dès qu’un doute survient. Ces reprises sont invisibles dans les budgets et considérables en cumul.
Quatre catégories doivent survivre au projet. Les fichiers sources modifiables — pas seulement les exports — ce qui suppose de les avoir exigés du prestataire par contrat. Les autorisations : droits d’image, cessions, licences, avec leur périmètre et leur durée. Les décisions : ce qui a été arbitré et pourquoi, faute de quoi le projet suivant rouvre les mêmes débats. Et les contacts réellement utiles, avec la mention de ce qu’ils ont fait.
La photographie dont la cession de droits courait trois ans est le cas le plus classique. Quatre ans plus tard, personne ne sait si elle est encore utilisable, et elle continue d’être employée. Noter l’échéance au moment de la signature transforme un risque juridique dormant en une simple alerte de calendrier.
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