En un mot. Le message qui invite les journalistes à venir, avec la date, le lieu et le vrai sujet.
Définition
La convocation de presse annonce l’objet, la date, l’heure, le lieu, les intervenants et les conditions pratiques. Elle est envoyée nominativement cinq à sept jours avant, rappelée l’avant-veille, et suivie d’une relance téléphonique auprès des rédactions prioritaires.
Pourquoi c’est important
Le journaliste arbitre entre plusieurs sollicitations le même jour. S’il ne sait pas de quoi il s’agit, il choisit l’événement dont il connaît le sujet. Le mystère ne crée pas de curiosité : il crée un renoncement.
Méthode, étape par étape
Envoyer entre J-7 et J-5, nominativement.
Objet du courriel : le sujet réel, en une phrase informative.
Indiquer l’heure de début et la durée prévue.
Indiquer le lieu avec un plan d’accès et les conditions de stationnement.
Nommer les intervenants avec leur fonction exacte.
Préciser ce qui sera possible : images, interviews individuelles, visite.
Donner un contact joignable pour confirmer.
Rappeler l’avant-veille, relancer par téléphone les prioritaires.
Un cas concret
« Ouverture d’un centre de formation à l’IA à Kaloum : 120 places, gratuité pour les enseignants, conférence de presse jeudi 8 octobre à 10 h, sur place. Visite des salles et démonstration possibles dès 9 h 30. Contact : […] » Le journaliste sait exactement s’il vient.
Les erreurs à éviter
« Nous vous convions à une annonce importante » : personne ne se déplace.
Convoquer trois jours avant : les agendas sont déjà pris.
Oublier le plan d’accès et le stationnement.
Ne pas préciser si des images sont possibles : l’audiovisuel ne vient pas.
Les bons réflexes
Le sujet réel dans l’objet du courriel, toujours.
Préciser ce qui sera filmable et interviewable.
La relance téléphonique remplit la salle, pas le courriel.