Réunir les journalistes en un lieu et un temps donnés pour annoncer, expliquer et répondre. À ne convoquer que si l’information le justifie et si l’on accepte les questions.
En un mot. Une réunion où l’organisation annonce quelque chose devant les journalistes et répond ensuite à leurs questions.
Définition
Dispositif de relations presse consistant à convoquer simultanément plusieurs rédactions pour une prise de parole officielle suivie d’une séance de questions. Elle engage l’organisation sur le contradictoire public et suppose une information d’intérêt collectif suffisant.
Pourquoi c’est important
Elle offre trois choses qu’aucun autre outil ne donne : l’image et le son pour l’audiovisuel, l’égalité de traitement entre rédactions, et la possibilité d’expliquer un sujet complexe en direct. En contrepartie, elle expose : on ne maîtrise pas les questions.
Comment ça marche
Convocation 5 à 7 jours avant, rappel la veille. Durée totale : 45 à 60 minutes, dont un tiers de prise de parole et deux tiers de questions. Un modérateur donne la parole, tient le temps et clôt.
Méthode, étape par étape
Vérifier que l’information justifie de déranger des rédactions.
Fixer date et heure : mardi à jeudi, 10 h ou 11 h, jamais un jour d’actualité chargée.
Choisir un lieu accessible, avec électricité, lumière et un fond neutre.
Envoyer l’invitation avec le sujet réel, pas « une annonce importante ».
Préparer les porte-parole : messages clés et questions difficiles.
Prévoir le dossier de presse et les visuels.
Tenir la conférence : introduction courte, annonce, questions.
Envoyer dans l’heure le communiqué et les éléments aux absents.
Assurer les demandes d’interview individuelles.
Un cas concret
Annonce d’une fermeture de site : conférence à 10 h, 15 minutes de déclaration du directeur, 40 minutes de questions, dossier remis à l’entrée, communiqué envoyé à 11 h à toutes les rédactions, y compris absentes.
Les erreurs à éviter
Convoquer sans information : la salle vide se remarque et se raconte.
Refuser les questions : la conférence devient une conférence de propagande et se retourne.
Faire parler cinq intervenants pendant 45 minutes.
Ne pas prévoir de traduction ou de sonorisation correcte.
Oublier les journalistes absents.
Les bons réflexes
Deux tiers du temps pour les questions.
Un seul message clé, répété autrement trois fois.
Un porte-parole principal, un expert technique en appui.
Enregistrer et publier la vidéo intégrale : la transparence désamorce.