Quinze minutes de prise de parole, quarante de questions, une heure au total. Un modérateur tient le temps et donne la parole : ce n’est jamais l’intervenant qui s’auto-arbitre.
En un mot. L’organisation minute par minute de la conférence.
Définition
Le déroulé fixe l’ordre et la durée des séquences : accueil et émargement, introduction du modérateur, prises de parole, séance de questions, clôture, puis entretiens individuels. Le rapport de référence est d’un tiers de parole pour deux tiers de questions.
Pourquoi c’est important
Les rédactions se déplacent pour poser des questions. Une conférence où l’organisation parle quarante-cinq minutes puis annonce qu’il ne reste plus de temps produit de l’agacement, et l’agacement se lit ensuite dans les articles.
Méthode, étape par étape
Accueil et émargement 30 minutes avant : noter qui vient.
Ouvrir à l’heure annoncée, même si tout le monde n’est pas arrivé.
Introduction du modérateur : sujet, intervenants, durée, règles. Deux minutes.
Prise de parole principale : 8 à 10 minutes, pas davantage.
Éventuelle seconde intervention technique : 5 minutes.
Questions : 35 à 40 minutes, une question par personne, tour de salle.
Clôture par le modérateur, annonce des entretiens individuels.
Entretiens individuels et images : prévoir 30 minutes après.
Un cas concret
10 h 00 introduction (2 min) · 10 h 02 déclaration (9 min) · 10 h 11 précisions techniques (5 min) · 10 h 16 questions (39 min) · 10 h 55 clôture · 11 h 00 entretiens individuels et images. Écrit, affiché, tenu.
Les erreurs à éviter
Laisser un intervenant déborder : tout le reste s’effondre.
Faire parler cinq personnes successivement.
Commencer avec vingt minutes de retard.
Ne pas prévoir d’entretiens individuels après : c’est ce que demandent les audiovisuels.
Les bons réflexes
Un modérateur distinct des intervenants, qui tient le temps.
Commencer à l’heure, sans exception.
Toujours prévoir un temps d’entretiens individuels après la séance.