En un mot. Les gros documents que l’on consulte pour trouver une information précise.
Définition
Les documents de référence (rapport d’activité, catalogue d’offre, guide pratique, livret d’accueil, règlement) se caractérisent par une consultation ponctuelle et ciblée plutôt qu’une lecture continue. Leur qualité se juge à la rapidité avec laquelle on y trouve ce que l’on cherche.
Pourquoi c’est important
Personne ne lit un catalogue de bout en bout : on y cherche une information. La structure, le sommaire et l’index y comptent davantage que le style.
Les repères
Concevoir pour la recherche : sommaire détaillé, titres explicites, index si nécessaire.
Numéroter les pages et les sections.
Placer les informations pratiques à un emplacement fixe et prévisible.
Prévoir une synthèse de deux à quatre pages, diffusable seule.
Dater et versionner.
Publier une version numérique navigable et accessible.
Un cas concret
Un livret d’accueil qui commence par « les dix questions que vous vous posez le premier jour » est lu ; le même contenu organisé selon l’organigramme ne l’est pas.
Les erreurs à éviter
Organiser selon l’organigramme plutôt que selon les questions du lecteur.
Un sommaire de trois lignes pour un document de 80 pages.
Aucune version de synthèse.
Pas de date ni de numéro de version.
Les bons réflexes
Structurer selon les questions du lecteur.
Toujours produire une synthèse diffusable séparément.
Version numérique navigable, avec sommaire cliquable.