En un mot. Ce qu’on envoie et à qui, juste après la conférence.
Définition
Le suivi assure la diffusion des éléments à l’ensemble du fichier presse, présents et absents : communiqué, dossier, visuels haute définition, enregistrement ou verbatim des déclarations, et coordonnées pour les demandes complémentaires.
Pourquoi c’est important
Une rédaction absente peut traiter le sujet si elle reçoit la matière dans l’heure. Ne pas l’envoyer revient à renoncer volontairement à la moitié des retombées possibles.
Méthode, étape par étape
Envoyer le communiqué dans l’heure suivant la conférence.
Joindre un lien de téléchargement pour les visuels haute définition.
Envoyer aussi aux absents, avec une mention explicite.
Répondre aux demandes complémentaires dans la journée.
Publier les éléments dans l’espace presse du site.
Tenir les promesses de réponse faites en séance.
Recenser les retombées pendant une semaine.
Faire un bilan écrit : présents, retombées, questions posées, enseignements.
Un cas concret
Envoi à 11 h 05 : « Vous trouverez le communiqué, le dossier de presse et les visuels haute définition ici. Nous restons joignables aujourd’hui au […]. » Envoyé aux 30 destinataires du fichier, présents ou non.
Les erreurs à éviter
N’envoyer qu’aux présents.
Envoyer le lendemain : l’actualité est passée.
Fournir des visuels basse définition inutilisables.
Ne pas tenir les engagements pris pendant les questions.
Les bons réflexes
Tout part dans l’heure, à tout le fichier.
Les absents reçoivent la même chose que les présents.
Un bilan écrit après chaque conférence : c’est ce qui améliore la suivante.